Prozessoptimierung im IP-Management

Das Management von IP (IP= Intellectual Property, zu deutsch ‚Geistiges Eigentum‘) erfordert eine für das jeweilige Unternehmen passende Definition, Ausgestaltung und Implementierung aller Teilprozesse. Neben der übergeordneten Zielstellung sind selbstverständlich die vorhandenen Ressourcen angemessen zu berücksichtigen. Aufgrund der hohen Bedeutung eines gut funktionierenden IP Managements – insbesondere für Technologieunternehmen – sollten diese Prozesse nicht nur unter Kosten- Nutzen-Gesichtspunkten optimiert werden, sondern gleichzeitig auch eine bestmögliche Sicherheit gewährleisten.

Ein hinreichend bekannter und besonders wichtiger Prozess in innovativen Unternehmen ist der Prozess von der Erfindungsmeldung bis zur Patentanmeldung. Bereits die Frage, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang eine Neuheitsrecherche Bestandteil dieses Prozesses sein soll, wird von den Unternehmen sehr unterschiedlich beantwortet. Gleiches gilt für die Einbindung externer Partner (beispielsweise Patentanwälte).

Weitere Prozesse im IP-Management umfassen zum Beispiel die Entscheidungen über Auslandsanmeldungen oder die Ermittlung und Auszahlung von Arbeitnehmererfindervergütungen. Auch die Verankerung von FTO-Recherchen (FTO= Freedom To Operate Property, zu deutsch ‚Ausübungsfreiheit‘) im Produktentwicklungsprozess oder ein regelmäßiger Review-Prozess für Entscheidungen zum Aufrechterhalten oder Fallenlassen von Schutzrechten sind Teilbereiche des IP-Managements. Im Folgenden wird exemplarisch der Prozess der Patentüberwachung mit Unterstützung eines externen Dienstleisters für ein mittelgroßes Technologieunternehmen betrachtet.

Beispielprozess „Patentüberwachung“

Der Bereich der Patentüberwachung lässt sich grundsätzlich in zwei Bereiche gliedern. Bei der Technologie- oder Wettbewerberüberwachung wird die Grundmenge an neu veröffentlichten Patentdokumenten auf für den Kunden relevante Veröffentlichungen gefiltert. Dies erfolgt anhand eines geeigneten Überwachungsprofils. Im Rahmen einer enger gefassten Rechtsstandsüberwachung werden dann ausgewählte Patentanmeldungen auf relevante Ereignisse im Prüfungsverfahren (z.B. Prüfbescheid, Erteilung, Erlöschen) hin überwacht.

Prozessoptimierung

Im Rahmen des Prozesses ‚Patentüberwachung‘ ist entscheidend, ob alle relevanten Patentinformationen zwischen den beteiligen Mitarbeitern und externen Partner ausgetauscht werden. Relevanz bedeutet hier inhaltliche Relevanz der veröffentlichten Patentdokumente, sowie Vollständigkeit.

Eine Prozessimplementierung kann ihre Wirkung nur dann entfalten, wenn der Prozess transparent dokumentiert wird und die Rollen der am Prozess beteiligten Mitarbeiter klar definiert werden.

In diesem Kontext haben sich verschiedene Management-Konzepte etabliert. Im Rahmen dieser Darstellung wird der Prozess Patentüberwachung am Prinzip des RACI-Konzepts verdeutlicht. Das RACI Konzept definiert die Zuständigkeiten und Rollen aller Prozessbeteiligter.

RACI Rollenverteilung

R (responsible) Durchführungsverantwortung für den Prozessschritt
A (accountable) Kostenverantwortung für den Prozessschritt
C (consulted) besitzt relevante Informationen für die Umsetzung des Prozessschritts
I (informed) verfügt über ein Informationsrecht zum jeweiligen Prozessschritt

Der Aufbau einer Datenbank relevanter Fremdschutzrechte sowie deren Klassifizierung, Kommentierung, Verwaltung und Verteilung im Unternehmen (Patentumlauf) sollte unter Verwendung einer professionellen Software erfolgen.

RACI-Matrix für den Prozess Patentüberwachung

Externe Unterstützung

Der Aufwand zur (Neu-) Definition und Optimierung der Prozesse sowie deren Einführung im IP-Management kann durch die Unterstützung eines externen Dienstleisters erheblich reduziert werden. Mit dem unabhängigen Blick von außen lassen sich häufig interne Hürden und über Jahre gewachsene Gepflogenheiten leichter überwinden.

Die Serviva GmbH konnte über einen langen Zeitraum tiefe Einblicke in das IP-Management von Hunderten Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen gewinnen. Die Kenntnis von ‚Best-Practice‘ Beispielen und verschiedenen Softwarelösungen, die diese Prozesse möglichst genau digital abbilden, hat geholfen, in einer Vielzahl von Beratungsprojekten die Strukturen und IP- Prozesse unserer Kunden nachhaltig zu verbessern.