Das erweiterte Dokumentenmanagement-System (kurz EDMS) für Patricia® bietet alle Möglichkeiten eines DMS integriert in die Patricia-Umgebung. Es ist sowohl ein Docketing-Erweiterungswerkzeug, als auch ein Dokumenteneditor und ein Dokumenten-Browser. Es ermöglicht Unternehmen und Anwaltskanzleien papierlose Büros und Kanzleien zu führen sowie Prozesse für einen effizienteren Arbeitsablauf zu rationalisieren.
Das erweiterte DMS bietet viele Vorteile:
Dokumenten-Vorschau
Dokumente lassen sich leicht per „Drag and Drop“ oder über den klassischen Auswahldialog in das erweiterte DMS-Tool hochladen und relevanten Kategorien zuordnen. Mithilfe des integriertem Vorschaufensters können Sie eine große Anzahl von Dokumenten effizient sichten.
Die Auswahl der angezeigten Spalten lässt sich leicht und direkt individuell einstellen.
Automatische E-Mail-Ablage
Das EDMS ermöglicht die automatische Zuordnung von Emails zu Akten anhand des Aktenzeichens. Beim Eingang von E-Mails werden die Betreffzeilen analysiert und die E-Mails anhand von erkannten Aktenzeichen automatisch zu bestehenden Akten zugeordnet.
Des Weiteren ermöglicht die enthaltene E-Mail-Funktion komfortabel das Arbeiten aus einer Akte über Exchange-Server oder einen anderen E-Mail-Host. Beim Verfassen einer E-Mail wird das Aktenzeichen direkt in die Betreffzeile übernommen. Zudem können Signaturen ebenfalls hinterlegt werden und Nachrichten digital signiert werden.
Automatische Versionierung von Dokumenten
Die automatische Versionierung erstellt im Hintergrund Versionen von Dokumenten, auch wenn sich der Dateiname nicht ändert. So kann jederzeit zu einem vorherigen Stand eines Dokuments zurückgekehrt werden.
Die archivierten Versionen können komfortabel über den Browser eingesehen werden.
Volltextsuche in der gesamten Dokumentenbasis
Eine der herausragenden Funktionen des EDMS ist die Volltextsuche mit ihren vielen Filterfunktionen. So kann leicht in einer Akte, einer Aktenfamilie oder in allen Dokumenten nach Schlagworten gesucht werden. Zusätzlich sind Einschränkungen auf Dokumentenarten (docx, pdf, etc.) und Zeiträume möglich.
Jedes Dokument im System wird beim Eingang automatisch einem OCR-Prozess unterzogen und indexiert, so dass es kurze Zeit später vollständig durchsuchbar ist und zur Verfügung steht.
