The extended document management system (EDMS) pour Patricia® offre toutes les possibilités d’un DMS intégré dans l’environnement Patricia. Il s’agit d’un outil d’extension de bordereau ainsi que d’un éditeur et d’un navigateur de documents. Il permet aux entreprises et aux cabinets d’avocats de gérer des bureaux et des cabinets sans papier et de rationaliser les processus pour un flux de travail plus efficace.
Le Extended DMS Offre de nombreux avantages:
Aperçu du document
Les documents peuvent être facilement téléchargés vers l’outil DMS étendu par « glisser-déposer » ou via la boîte de dialogue de sélection classique et être affectés aux catégories appropriées. La fenêtre de prévisualisation intégrée permet de visualiser efficacement un grand nombre de documents.
La sélection des colonnes affichées peut être facilement et directement ajustée individuellement.
Réception automatique des courriels
Le EDMS permet l’affectation automatique des courriels aux dossiers sur la base du numéro de dossier. Lorsque des courriers électroniques sont reçus, les lignes d’objet sont analysées et les courriers électroniques sont automatiquement affectés à des fichiers existants sur la base du numéro de fichier reconnu.
En outre, la fonction e-mail incluse permet de travailler facilement à partir d’un fichier via un serveur d’échange ou un autre hôte de messagerie. Lors de la rédaction d’un e-mail, le numéro de fichier est transféré directement dans l’objet du message. Les signatures peuvent également être stockées et les messages peuvent être signés numériquement.
Versionnement automatique des documents
Le versionnage automatique crée des versions de documents en arrière-plan, même si le nom du fichier ne change pas. Cela signifie que vous pouvez revenir à tout moment à une version antérieure d’un document.
Les versions archivées peuvent être consultées facilement via le navigateur.
Recherche plein texte dans l’ensemble de la base documentaire
L’une des caractéristiques les plus remarquables du SGDE est la recherche plein texte avec ses nombreuses fonctions de filtrage. Il est ainsi facile de rechercher des mots-clés dans un fichier, une famille de fichiers ou dans tous les documents. En outre, il est possible de restreindre les types de documents (docx, pdf, etc.) et les périodes de temps.
Chaque document dans le système est automatiquement soumis à un processus OCR et indexé dès sa réception, de sorte qu’il est entièrement consultable et disponible peu de temps après.
